Учетные программы гостиницы, отеля

Учетные программы в гостинице, отеля представляют собой комплекс связанных между собой программ, между которыми настроена тесная интеграция. Учетные программы являются самой сложной и наименее понятной частью автоматизации гостиниц, отелей.

К учетным программам гостиницы, отеля относятся следующие автоматизированные системы.

• Система управления гостиницей, отелем (PMS - Property management system - описание на Wikipedia, англ.) - ядро любой учетной системы гостиницы, отеля.
• Системы управления точками продаж (POS - Point of Sale - описание на Wikipedia). К точкам продаж относят терминалы в ресторанах, лобби, Спа и т.д.
• Системы планирования ресурсов (ERP-Enterprise Resource Planning - описание на Wikipedia). К таким системам в гостинице относятся системы калькуляции службы питания и системы управления товарными запасами гостинцы; финансовые системы.
• Бухгалтерские системы

Система управления гостиницей, отелем (PMS)

К основным функциям системы управления гостиницей, отелем относят следующие:

• Управление номерным фондом;
• Бронирование номеров и дополнительных услуг;
• Размещение гостей в номерах;
• Распределение работ горничных;
• Ведение взаиморасчетов с гостем и контрагентом, агентом;
• Прием оплат с использованием фискального регистратора и банковских карт.
• Система лояльностей гостей гостиницы, отеля (дисконтные, накопительные карты гостей)
• Отчетность по деятельности гостиницы, отеля.

К дополнительным, но зачастую очень важным функциям относят:

• Управление системами электронных замков;
• Управление онлайн бронированиями;
• Управление телефонией гостиницы, отеля;
• Управление системой телевидения гостиницы, отеля;
• Бронирование ресурсов (залы, оборудование, ресурсные услуги);
• Начисление услуг из внешних систем (ресторан, Спа, услуги интернет, телефонии, минибары, пр.);
• CRM – система взаимоотношениями с клиентами.
• Возможность работы в рамках сети гостиниц, отелей.
• Возможность ведения санаторно-курортного лечения.

Как правило, PMSв гостинице, отеле – является ядром оперативных учетных систем, которое собирает и хранит детализированную информацию по всем транзакциям и изменениям, происходившим с тем или иным объектом (гость, бронирование, номер, и т.п.).

Качество внедрения PMS – это основополагающие обслуживания гостей.

На сегодняшний момент рынок представлен десятками различных PMS. От облачных PMS, до систем с применением командной строки. Часто выбор PMS сводится к субъективному выбору. В лучшем случае он основан на опыте кого-то из сотрудников: «у нас стояла и всем нравилось». Общаясь с тем или иным представителем производителя, вы будет от каждого слушать, что их система лучше, а система конкурентов никуда не годится. Что только их система позволяет вести качественный учет, а система конкурентов это «огромная» дыра. Обратившись к этому конкуренту, вы услышите аналогичное про первого.

Как как выбрать PMS? Только посмотрев на картинки? Послушав хвалебные речи менеджеров по продажам? Как получить результат, который вы ожидаете? Зачастую, уже купив систему, гостиницы сталкивается с тем, что система не удовлетворяет заказчика. Производитель обещает все доделать в следующем релизе или, что еще хуже, просит доплатить за тот или оной функционал.

Чтобы избежать этого, мы предлагаем только проектный подход к внедрению учетных систем, PMS в частности. Что это под собой подразумевает?

На основе общения с заказчиком прописываются четкие требования к системе. Анализируются все бизнес-потребности и процессы, которые могут возникнуть как сейчас, так и в будущем. Рождается документ Проект на внедрение учетных систем в гостинице, отеле. В этом проекте выделяются требования, в том числе на внедрение PMS в гостинице, отеле.

Данный документ распространяется между производителями программного обеспечения, прошедших предварительный отбор по информации из открытых источников. Объявляется тендер на внедрение.

Результатом тендера становится поставщик PMS, удовлетворяющий всем условиям заказчика.

На основе проекта, совместно с выбранным поставщиком программного обеспечения, прописывается техническое задание на внедрение PMS в гостинице, отеле. Это техническое задание будет являться неотъемлемой часть договора на внедрение.

Данная процедура будет гарантировать, что в результате вы получите только то, что ожидали. Ваши бюджеты на внедрение не будут превышены.

Системы управления точками продаж (POS)

Системы управления точками продаж - это в основном системы управления рестораном. Часто отдельно рассматривается система управления Спа гостиницы, отеля, которая, в дополнение к системе ресторана, умеет бронировать ресурсы (массажисты, кабинеты, пр.). Может рассматриваться и отдельная система реализации товаров (магазин), но на практике встречается редко - эти функции, как правило, выполнят система управления рестораном гостиницы, отеля..

Выбор POS еще более велик, чем выбор PMS. При этом общая примитивность данных систем не делает в них различия по большому счету.

При выборе той или иной системы необходимо отталкиваться от степени их интеграции с PMS. А именно:

• Возможность проверки баланса гостя в PMS гостиницы, отеля;
• Возможность начисления на карту гостя гостиницы, отеля;
• Возможность начисления на номер гостя гостиницы, отеля;
• Возможность использования единого механизма скидок в PMS и POS.

Как правило, внедрение POS систем осуществляет тот же поставщик, который внедряет PMS. Каждый поставщик имеет либо свою POS систему, либо определенный набор систем, с которыми у него выполнена интеграция.

В рамках проекта в обязательном порядке фиксируются все требования к POS системам. Все эти требования в конечном итоге так же прописываются в техническом задании на внедрение учетных систем гостиницы, отеля.

Системы планирования ресурсов (ERP)

К системам планирования ресурсов (ERP) в гостинице, отеле, прежде всего, относят системы калькуляции службы питания, системы управления запасами, включая планирование; финансовые системы, системы управления персоналом, - так называемые управленческие системы гостиницы, отеля.

Выбор таких систем не так велик, как например выбор POS систем. Тем не менее, этот выбор достаточно сложен. Стоимость ERP систем может отличаться на десятки порядков. В простейшем случае, который можно и назвать общим для небольших гостиниц, отелей, в качестве таких систем используют back-office системы службы питания. Практически каждая существующая POS система на сегодняшний момент имеет соответствующую back-office систему калькуляции и складского учета. Большинство из них имеют основы финансового учета.

Для более крупных гостиниц, отлей возможностей таких систем явно будет не хватать. В них вы не найдете модуля бюджетирования, финансового планирования, контроля движения денежных средств, отчетности, прочего. В таких случаях устанавливают отдельную ERP систему гостиницы, отеля, в которой собирают всю информации по деятельности гостиничного комплекса в разрезах, требуемых для качественного финансового учета.

Потребности в объеме и функциях ERP определяется на этапе проекта.

Внедрение ERP для гостиницы, отеля может осуществлять и как производитель, внедренец PMS, так и отдельная организация. В небольших гостиницах, отелях верно, как правило, – первое, для крупных – второе.

В случаях отдельного внедрения, в обязательном порядке прописывается отдельное техническое задание на внедрение ERP в гостинице, отеле, которое так же является неотъемлемой частью договора, что позволяет объективно оценивать объемы, сроки, бюджеты. Данное техническое задание в обязательном порядке согласовывается так же с производителем PMS.

Когда внедрения ERP гостиницы, отеля осуществляется производителем PMS, данная часть учета может прописываться в общем техническом задании.

Бухгалтерские системы.

К бухгалтерским системам относятся системы сдачи фискальной отчетности.

В общих случаях на сегодняшний момент мы рекомендуем использовать продукты фирмы 1С: Бухгалтерия и ЗУП, причем в типовых конфигурациях.

Это позволит снизить стоимость непосредственно бухгалтерского учета, и высвободить силы для финансового учета; снизить стоимость поддержки.

В рамках проекта обязательном порядке прописываются форматы обмена между системами PMS, POS, ERP и бухгалтерской системой. Они могут варьироваться в разных гостиницах, отелях.

Проект на внедрение учетных систем гостиницы, отеля

В бизнес-тренингах есть такое упражнения для тренинга по коммуникации.

Ведущий тренинга просит всю группу за исключением одного человека выйти за дверь. Оставшемуся зачитывается несложный текст. Затем участники по одному приглашаются в помещение. Первому вошедшему оставшийся должен пересказать текст, который услышал от тренера. Второму вошедшему первый рассказывает то, что услышал от оставшегося учащегося. И так до последнего. На выходе можно наблюдать до смешного исказившуюся информацию. Все это естественным образом возникает от того, что каждый воспринимает информацию по своему. Люди индивидуальны.

Часто можно наблюдать неудовлетворительный результат внедрения учетных систем гостиниц, отелей именно потому, что никто не зафиксировал требования к учетным систем, согласовав их с заказчиком. Пожелания были переданы заказчиком ответственному за внедрение на словах, тот их транслировал в своей нотации исполнителю – производителю учетной системы – тот, в свою очередь, донес до непосредственных внедренцев то, что понял сам. Результат внедрения отличается от того, что просил заказчик, скажем так, довольно сильно.

Информационный комплекс гостиницы, отеля представляет собой несколько систем, тесно интегрированных между собой. В рамках этих систем происходит множество процессов, большинство ‑ в реальном времени.

Как выбрать каждую из систем, таким образом, чтобы получить и качество взаимодействия с гостями, и прозрачность учета? И таким образом, чтобы производитель выполнил именно те требования, которые вы ожидаете от автоматизированного учета в гостиничном комплексе.

Какое решение для этого предлагаем мы.

Первое, что будет выполнено – это описательная часть проекта, которая фиксирует все потребности учета данной гостиницы, отеля. Описывает все возможные бизнес-процессы и требования гостиницы, отеля. Данная описательная часть содержит все: от брони, до сдачи фискальной отчетности гостиницы, отеля. Данный документ тщательно согласовывается с заказчиком.

Описательная часть проекта будет считаться отправной точкой внедрения автоматизации учета в гостинице, отеле. Она будет являться в дальнейшем мерилом эффективности внедрения автоматизации учета в гостиничном комплексе.

На основе требований, изложенных в данном проекте, подбираются поставщики решений АСУ, в том числе конкурентные. Поставщики на основе данного проекта могут дать законченное коммерческое предложение на внедрение учета в гостинице, отеле. Остается только выбрать. Причем выбрать объективно, на основе показателей стоимости, сроков, гарантий.

Совместно с выбранными поставщиками прописываются технические задания на внедрение систем автоматизации учета. Техническое задание прописывается уже на каждую систему автоматизации учета гостиницы, отеля отдельно:

• Система управления гостиницей, отелем (PMS);
• Системы управления точками продаж – рестораном, как пример (POS);
• Системы планирования ресурсов гостиницы, отеля (ERP);
• Бухгалтерские системы.

Данные технические задания подписываются со стороны производителей, осуществляющих внедрения автоматизации учета в гостинице, отеля, и являются неотъемлемой часть договора внедрения АСУ.

Подход в такой последовательности гарантирует вам качественный выбор учетных систем и результат соответствующий ожиданиям. Такой подход позволит вам четко определить стоимость внедрения автоматизации учета на предприятии, осуществить его без неприятного перерасхода.

Если у вас уже есть учет, и вы не довольны им, мы готовы произвести его анализ по указанной схеме, дать оптимальные рекомендации по исправлению учета.